银河紫星软件 提升内控管理

外语教学研究出版社

一、 外语教学与研究出版社（简称外研社）简介：

外研社成立于1979年，是目前全国规模最大的专业外语出版机构，也是目前国内最大的出版社。2005年外研社共出版图书2541种，其中新书718种，2005年外研社发行码洋达到13亿，总资产达到8.2亿，包括一座2万平方米的综合型、智能化出版大楼，以及一个投资3.5亿、占地130亩近10万平方米的外研社国际会议中心。当前，外研社共设有七个职能机构，八大事业部，十个独立法人企业，以及分布全国的16个信息中心，近3000名员工，构成了一个学术性、教育性、多种媒体的大型出版机构。

二、 企业内控中存在的问题：

实施银河紫星网上报销系统之前，外研社及各分支机构采用手工报销模式，各地填报审批单，传真到财务进行审批，月底财务进行报表汇总。这种报销模式存在着以下问题：

1、员工报销时间漫长:手工报销模式下员工为处理报销需多次找领导进行签字，并直接到财务进行报账，大量占用有效工作时间。

2、单据审批占用领导大量时间:外研社各事业部均包含异地分支机构，当地领导的工作安排常常被审批签字而打乱，异地更要利用传真跟踪审批。

3、财务工作量巨大:员工将大量单据送至财务部，财务部门既要审核原始单据，又要审核业务审批流程，最后才能编制记账凭证，输入会计信息系统。

4、财务信息滞后：月底汇总会计报表方式无法实现对各地分支机构经济业务的实时监控和集中管理，资金流量和流向信息的迟滞传递很难适应现代集团公司快节奏的业务特点。

5、预算和费用报销相互脱节：预算单独在财务系统中编制，在费用发生审批时无法参照预算数据进行控制，财务部只能做到手工进行事后的预算数和实际数对比分析，形成报表。

面对市场的激烈竞争，针对外研社原有报销管理中的缺陷和不足，外研社决定建设统一的网上财务报销系统，以实现财务管理的三个转变——后台手工操作向财务信息化、财务业务一体化转变；松散管理向集中式网络化管理转变；财务工作由核算型向管理型（建立可操作性的分析模型）转变。

三、 网上报销系统解决方案：

银河紫星软件采用三层结构体系，支持各种主流平台和大型数据库系统，可以完全基于浏览器（B/S）实现移动办公和远程实时操作。软件具有完全的开放性和可扩充性，具备完善的外部数据接口；配置的应用软件功能模块有：个人工作中心、工作流平台、预算管理系统、费用报销管理系统、成本管理系统、报表管理系统、基础信息平台、公共接口等。在银河紫星软件提供给外研社的系统中还具备稿费劳务费等出版行业专版的功能，满足了外研社的行业应用需求。

外研社目前全面使用银河紫星软件公司的费用报销管理系统，其财务物流使用的是A管理软件公司的产品，HR软件使用的是B公司的产品，CRM使用的是C公司的产品，各软件之间采用接口模式进行连接，以实现集成应用。

费用报销管理系统应用模式为：预算数据从A软件中读取出来，到费用报销系统中，形成费用报销系统预算管理模块的预算数据，从借款环节即开始扣减预算，费用申请、费用报销等单据自动冲减借款和预算，通过工作流进行多级审批，真正实现了预算控制及全面网上报销管理，最后通过系统接口，将费用报销单据生成A系统所需的凭证，传入A系统中去，无需财务人员再手工录入。

四、 应用效果